BlueStream

BlueStream – система электронного документооборота на платформе IBM Notes Social Edition V9, обеспечивающая эффективную работу в организации, сокращение временных затрат и повышение производительности труда.

Основные преимущества:

• помогает повысить производительность сотрудников;
• помогает поставить под контроль проекты;
• сокращает число рутинных операций;
• предотвращает непреднамеренное удаление данных;
• упрощает внедрение единых шаблонов документов;
• повышает качество и целостность проектов.

Ключевые моменты:

• быстрое поэтапное внедрение;
• управление договорами и проектами;
• богатые функциональные возможности;
• простой пользовательский интерфейс;
• фокус на отрасли ПГС;
• бесшовная интеграция с CAD и Office.

Компоненты

«Картотека проектов»:

• регистрация проектов;
• определение прав доступа к проектам;
• построение отчетов по загрузке отделов, сводные и общие отчеты;
• возможность регистрации тендеров и накопления тендерной входящей и исходящей документации в картотеке проектов. Перевод «тендерных» проектов в Текущие проекты в случае выигрыша в тендере. Инструмент позволяет сохранять структурированную базу знаний подготовленных тендерных заявок в единой информационной среде для эффективного повторного использования участниками будущих проектов.

«Шаблоны документов»:

• шаблоны проектных документов;
• шаблоны состава проектов;
• настроенная интеграция c CAD и Office.

«Договоры»:

• регистрация, планирование и учет договоров;
• построение всех видов финансовых отчетов по предприятию.

«Проект»:

• автоматизированное переименование файлов;
• отслеживание версионности и состояния документов;
• автоматизированное ведение истории работы с документами;
• вложение больших объемов данных.

«Задания»:

• редактор жизненного цикла/маршрута заданий;
• согласование заданий по маршруту;
• отслеживание состояний выданных заданий;
• с помощью панели заданий;
• настроенные напоминания и оповещения по электронной почте;
• сортировка заданий по Текущим, Завершенным и Архивным проектам:
  top7
• с помощью инструмента «Печать заданий» можно распечатать готовое электронное задание для сохранения в бумажном архиве;
• любое выданное задание можно быстро найти с помощью специального окна поиска. Окно позволяет найти задание по нескольким параметрам одновременно. Поиск удобен, как для планового отдела, отслеживающего производственный процесс, ГИПов, контролирующих свои проекты, так и ведущих специалистов предприятия:
  top10

«Поручения»:

• настроенная карточка поручения;
• согласование поручений;
• отслеживание состояний выданных поручений с помощью панели поручений;
• настроенные напоминания и оповещения по электронной почте.

«Разрешения на изменения»:

• ведение журнала "Разрешения на изменения";
• с помощью инструмента «Архивные разрешения» есть возможность разделить разрешения, например, текущего года от разрешений на внесение изменений прошлых лет.
  Архивные разрешения

«База знаний»:

top8

WEB-интерфейс:

top11

Описание рабочих мест системы BlueStream

• быстрый доступ к электронной документации повышает эффективность повторного использования данных проектировщиками;
• быстрый доступ к электронной документации коллег позволяет проектировщикам эффективно обмениваться информацией и быть в курсе всех последних изменений в смежных отделах;
• средства защиты, встроенные в систему, позволяют повысить безопасность данных по проектам и значительно сократить риск простоя проектировщика, в случае непреднамеренного удаления данных или выхода из строя компьютера или сервера.

• система позволяет руководителю проекта в значительной степени сократить время сбора данных о текущих работах и увидеть со своего рабочего места большую часть узких мест проекта (какое из заданий\поручений выдано, какое завершено, какое отклонено и по каким причинам);
• возможность наблюдения в режиме реального времени хода выполнения проекта позволяет увидеть, какие разделы\документы завершены, какие в работе или уже сданы в архив, к каким еще не приступали;
• перед отправкой документации заказчику можно сформировать в автоматизированном режиме накладную по форме компании, которая сохраниться в едином репозитории накладных:
  top6

Рабочие места системы BlueStream

BlueStream "Руководитель":

• ведение картотеки проектов;
• возможность чтения договоров (опциональная (с возможностью запрещения));
• задания, поручения и письма;
• работа с документами;
• работа с версиями (ревизиями) документов;
• управление доступом к документам проекта.

BlueStream «Проектировщик»:

• работа с документами;
• работа с версиями (ревизиями) документов;
  top5
• управление доступом к документам проекта;
• задания, поручения и письма;
• работа с файлами хранилища из AutoCAD:
  top3
• при передаче подосновы от проектировщика проектировщику, внешнюю ссылку на файл коллеги можно подгружать непосредственно из хранилища:
  top4

BlueStream «Финансист» (электронное хранилище, модуль "Договоры"):

• управление финансовой частью проекта;
• работа с документами.

BlueStream «Секретарь»:

• входящая\исходящая корреспонденция;
• работа с документами;
• справочник сотрудников.

BlueStream «Архивариус»:

• ведение архива документации;
• работа с документами.